Une automatisation, ou flux, enchaîne des étapes déclenchées par un événement, comme la réception d'un courriel ou l'envoi d'un formulaire. Elle s'exécute avec les droits d'un compte et se connecte à vos logiciels. Microsoft Power Automate en est un exemple parmi d'autres outils : le bon choix dépend des logiciels que vous utilisez déjà.
Réponse courte
Vous décrivez les tâches à automatiser et les logiciels concernés : votre demande est analysée par l'équipe Courtier TI puis confiée à l'entreprise de services TI qui préparera votre soumission. Le choix de l'outil, les étapes et le calendrier sont établis avec vous.
Ce que la soumission devrait couvrir
- L'analyse des tâches candidates et le choix de celles à automatiser
- La description du processus actuel et du processus cible
- Le choix de l'outil et des connecteurs, avec leurs licences
- Les comptes utilisés par les flux et leurs droits
- La gestion des erreurs, des alertes et des exceptions
- Les tests avec de vrais cas et la mise en service
- La documentation de chaque flux et la formation des responsables
Les étapes d'un projet d'automatisation
- Inventaire des tâches répétitives et choix des priorités
- Description du processus actuel, avec ses exceptions
- Conception du flux, des comptes et des alertes
- Tests avec de vrais cas, y compris des cas d'erreur
- Mise en service et transfert au responsable du flux
- Suivi des exécutions et ajustements
Choisir quoi automatiser
Les bonnes candidates sont des tâches fréquentes, aux règles stables, qui partent de données déjà numériques : un formulaire, un courriel structuré, une liste. Les tâches qui demandent du jugement ou qui changent souvent se prêtent moins bien à l'automatisation, ou demandent une étape de validation par une personne.
Automatiser un processus mal défini ne fait qu'accélérer ses défauts : décrivez-le d'abord, avec ses exceptions. Le gain dépend de votre volume, de vos exceptions et de la qualité de vos données ; méfiez-vous d'un gain de temps chiffré avant toute analyse.
Propriétaire du flux et comptes de service
Chaque flux devrait avoir un responsable du côté de l'entreprise : la personne qui sait ce qu'il fait, qui reçoit les alertes et qui approuve les changements. Un flux créé avec le compte personnel d'un employé risque de cesser de fonctionner à son départ ; un compte dédié, appartenant à l'entreprise, évite ce problème.
Les contrôles de cybersécurité de base du Centre canadien pour la cybersécurité recommandent de fournir des comptes avec les fonctionnalités minimalement requises à l'exécution des tâches (BC.12.1). Le compte d'un flux ne devrait donc accéder qu'aux données et aux logiciels dont il a besoin, et être retiré lorsqu'il ne sert plus. Évitez aussi d'inscrire des mots de passe directement dans le flux : le Centre recommande de n'effectuer aucun codage en dur de justificatifs de base de données et de clés d'interface de programmation d'applications.
Erreurs, alertes et documentation
Un flux échouera un jour : un mot de passe change, un logiciel est mis à jour, une donnée arrive dans un format imprévu. La soumission devrait préciser comment les erreurs sont détectées, qui reçoit l'alerte, si le flux reprend automatiquement et comment les cas en échec sont traités à la main.
Documentez chaque flux : son déclencheur, ses étapes, les comptes et connecteurs utilisés, les données traitées et son responsable. Cette documentation permet de le corriger, de le transférer ou de le désactiver sans dépendre de la personne qui l'a créé.
Données personnelles et décisions automatisées
Si un flux traite des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s'applique comme pour tout autre traitement. Un projet de développement de système d'information qui implique de tels renseignements exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 3.3), et un renseignement personnel ne doit être accessible qu'aux personnes pour qui il est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions (art. 20).
Si un flux rend une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels, par exemple le refus automatique d'une demande, l'article 12.1 exige d'en informer la personne concernée au plus tard au moment où elle est informée de la décision, de lui expliquer sur demande les renseignements, les raisons et les principaux facteurs utilisés, et de lui donner l'occasion de présenter ses observations à un membre du personnel en mesure de réviser la décision. Si le flux utilise l'IA, la page Gouvernance de l'IA présente les points à examiner.
Questions à vous poser avant de demander une soumission
- Quelles tâches reviennent souvent, et à quelle fréquence ?
- Quels logiciels sont concernés, et avec quelles licences ?
- Qui sera responsable de chaque flux ?
- Quelles exceptions demandent l'intervention d'une personne ?
- Des renseignements personnels circulent-ils dans ces tâches ?
- Qui doit être averti en cas d'erreur ?
Pièges à éviter
- Automatiser un processus qui n'a jamais été décrit
- Des flux créés avec le compte personnel d'un employé
- Des comptes de flux qui ont accès à tout
- Aucune alerte en cas d'échec
- Des flux sans documentation ni responsable
- Un gain de temps promis avant l'analyse
Ce qu'il faut préciser dans votre demande
- Les tâches à automatiser et leur fréquence approximative
- Les logiciels concernés et les outils déjà disponibles
- Les personnes qui approuvent ou valident les étapes
- Les données traitées, dont les renseignements personnels
- Les flux existants à revoir, s'il y en a
- Votre budget approximatif et vos contraintes de date, s'il y en a
Vous pouvez ensuite décrire votre projet : l'équipe communique avec vous pour préciser votre besoin et vous remettre une soumission.
Questions fréquentes
Faut-il utiliser Power Automate ?
Non. Power Automate est un exemple d'outil, souvent envisagé lorsque l'entreprise utilise déjà Microsoft 365. D'autres outils existent, et certains logiciels ont leurs propres fonctions d'automatisation. Le choix dépend de vos logiciels, de vos licences et de qui maintiendra les flux.
Combien de temps une automatisation fait-elle gagner ?
Cela dépend du volume de la tâche, du nombre d'exceptions et de la qualité des données. L'analyse du processus permet d'estimer le gain avec vous ; un chiffre annoncé avant cette analyse ne repose sur rien de vérifiable.
Que se passe-t-il si l'employé qui a créé un flux quitte l'entreprise ?
Si le flux dépend de son compte personnel, il peut cesser de fonctionner. Prévoyez des comptes dédiés appartenant à l'entreprise, un responsable désigné pour chaque flux et une documentation à jour.
Une décision peut-elle être entièrement automatisée ?
C'est possible, mais si elle repose exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels, l'article 12.1 de la Loi exige d'en informer la personne, de lui expliquer la décision sur demande et de lui permettre de présenter ses observations à un membre du personnel en mesure de la réviser.
Comment savoir si un flux fonctionne toujours ?
En prévoyant des alertes en cas d'échec, envoyées à une personne désignée, et un suivi de l'historique des exécutions. La soumission devrait décrire ce mécanisme et la façon de traiter les cas en échec.