Teams et SharePoint fonctionnent ensemble. Selon la page de Microsoft sur l'interaction entre SharePoint, OneDrive et Teams, « un site connecté à Teams est créé automatiquement chaque fois que vous créez une équipe », et l'appartenance de chaque équipe est stockée dans un groupe Microsoft 365 qui donne aussi accès au site SharePoint de l'équipe. Les fichiers déposés dans Teams sont donc enregistrés dans SharePoint, avec les permissions de ce groupe.
Réponse courte
Vous décrivez vos fichiers, vos équipes et vos façons de travailler : votre demande est analysée par l'équipe Courtier TI puis confiée à l'entreprise de services TI qui préparera votre soumission. La structure et les règles de partage sont établies avec vous.
Ce que la soumission devrait couvrir
- L'analyse du serveur de fichiers actuel : dossiers, volume, permissions et fichiers à archiver
- Une structure proposée de sites SharePoint, d'équipes et de canaux Teams
- Un modèle de permissions fondé sur des groupes plutôt que sur des personnes
- Les règles de partage avec les clients, les fournisseurs et les invités
- La migration des fichiers, avec une analyse préalable et des tests
- La formation des employés et un guide des règles d'utilisation
- Le soutien après la bascule et la gestion des demandes de nouveaux sites
Concevoir la structure avant de migrer
Copier tels quels les dossiers d'un vieux serveur dans une seule équipe Teams reproduit les mêmes problèmes, avec en prime une recherche plus difficile. La structure se conçoit d'abord : quels sites pour quels services ou projets, quelles équipes Teams pour collaborer, et quels canaux à l'intérieur de chaque équipe.
Microsoft recommande, dans sa description des limites de SharePoint, de « créer des sites et de les organiser en hubs au lieu de créer des sous-sites ». La même page précise que le chemin complet d'un fichier, nom compris, ne peut pas dépasser 400 caractères : une arborescence profonde héritée d'un serveur de fichiers doit souvent être simplifiée avant la migration.
Ce qu'implique un projet SharePoint et Teams
- L'inventaire : où sont les fichiers, qui y accède, ce qui est actif et ce qui peut être archivé.
- La structure : sites, équipes, canaux et bibliothèques, avec des règles de nommage.
- Les permissions : propriétaires, membres et visiteurs, gérés par groupes.
- Le partage externe : ce qui peut être partagé, avec qui et de quelle façon.
- La migration : analyse préalable, essais sur un groupe pilote, puis migration par vagues.
- L'adoption : formation, guide simple et période de soutien après la bascule.
Permissions et partage externe
Selon la page de Microsoft sur les autorisations dans SharePoint, chaque site d'équipe fait par défaut partie d'un groupe Microsoft 365, et ses autorisations doivent idéalement être gérées par ce groupe ou par l'équipe Teams associée. Les canaux privés et partagés créent leurs propres sites SharePoint, avec des membres distincts. Les contrôles de cybersécurité de base du Centre canadien pour la cybersécurité demandent de fournir des comptes avec les fonctionnalités minimalement requises (BC.12.1) et de supprimer les accès dont les employés n'ont plus besoin (BC.12.3).
Le partage externe se règle au niveau de l'organisation et de chaque site. Microsoft précise que si les deux réglages ne correspondent pas, « la valeur la plus restrictive s'applique toujours », et recommande de conserver l'information confidentielle dans un site où le partage externe est désactivé, en créant au besoin d'autres sites pour partager avec l'extérieur.
Migrer le serveur de fichiers
Microsoft propose par exemple le Gestionnaire de migration, accessible depuis le Centre d'administration SharePoint, pour migrer des partages de fichiers vers Microsoft 365. Selon Microsoft, il permet notamment des analyses préliminaires et l'exclusion de certains fichiers. D'autres outils existent ; l'important est que la soumission décrive la méthode, l'analyse préalable, le traitement des erreurs et la vérification après la migration.
Prévoyez aussi le sort des permissions actuelles : les reproduire une à une ou repartir d'un modèle simplifié par groupes. Et décidez quoi faire de l'ancien serveur après la bascule : lecture seule pendant une période, archivage, puis mise hors service.
Questions à vous poser avant de demander une soumission
- Où sont vos fichiers aujourd'hui : serveur local, disque réseau, ordinateurs, autre service infonuagique ?
- Quels services ou projets ont besoin d'espaces séparés ?
- Qui doit voir quoi, et quels dossiers contiennent de l'information confidentielle ou des renseignements personnels ?
- Partagez-vous des fichiers avec des clients, des fournisseurs ou des sous-traitants ?
- Utilisez-vous déjà Teams, et comment ?
- Qui approuvera la création de nouvelles équipes et de nouveaux sites ?
Risques et pièges à éviter
- Migrer sans faire le ménage : fichiers en double, versions périmées et dossiers abandonnés
- Laisser chacun créer des équipes sans règle de nommage ni propriétaire désigné
- Accorder des permissions personne par personne, impossibles à suivre ensuite
- Ouvrir le partage externe à toute l'organisation sans savoir où est l'information sensible
- Négliger la formation : sans elle, les employés continuent d'envoyer des pièces jointes et de garder des copies locales
Ce qu'il faut préciser dans votre demande
- Le nombre d'utilisateurs et vos licences Microsoft 365 actuelles
- L'emplacement et le volume approximatif des fichiers à migrer
- Les services, équipes ou projets à structurer
- Vos besoins de partage avec l'extérieur
- Les dossiers sensibles ou soumis à des règles particulières
- La formation souhaitée : séances, guide, soutien après la bascule
- Les logiciels qui ouvrent des fichiers directement sur le serveur actuel
Vous pouvez ensuite décrire votre projet : l'équipe communique avec vous pour préciser votre besoin et vous remettre une soumission.
Questions fréquentes
Quelle différence entre SharePoint et Teams ?
Teams sert à collaborer : conversations, réunions et canaux. SharePoint sert à stocker et à organiser les fichiers. Selon Microsoft, chaque équipe Teams est reliée à un ou plusieurs sites SharePoint où sont enregistrés ses fichiers.
Faut-il garder notre serveur de fichiers ?
Pas toujours. Si le serveur ne sert qu'au partage de fichiers, SharePoint et Teams peuvent le remplacer. Certains logiciels métier ont toutefois besoin d'un dossier réseau ou d'une base de données locale. Dans ce cas, ces éléments peuvent rester sur un serveur, local ou infonuagique, pendant que les fichiers partagés passent dans SharePoint.
Peut-on partager des fichiers avec des clients sans risque ?
Oui, si les règles sont claires. Microsoft recommande de conserver l'information confidentielle dans un site où le partage externe est désactivé et de créer d'autres sites pour la collaboration externe. Décidez aussi si les liens accessibles sans connexion sont permis.
Nos permissions actuelles seront-elles conservées ?
Elles peuvent l'être, mais c'est rarement souhaitable telles quelles. Un serveur ancien accumule souvent des exceptions. La migration est une bonne occasion de passer à des permissions gérées par groupes, plus simples à revoir.
La formation des employés est-elle nécessaire ?
Elle est fortement conseillée. Sans repères, les employés ne savent pas où enregistrer un fichier, ni quand utiliser un canal plutôt qu'une conversation. Une courte formation et un guide des règles internes facilitent l'adoption.