Le point de départ peut être un serveur Exchange dans vos bureaux, Google Workspace ou une messagerie IMAP chez un hébergeur web. La méthode de migration dépend de ce système source, du nombre de boîtes aux lettres et du rythme souhaité.
Réponse courte
Vous décrivez votre besoin une seule fois : votre demande est analysée par l'équipe Courtier TI puis confiée à l'entreprise de services TI qui préparera votre soumission.
Ce que la soumission devrait couvrir
- La méthode de migration retenue et la raison de ce choix
- Les données incluses et celles qui ne le sont pas
- La séquence de bascule, y compris les changements DNS
- La configuration de la sécurité des comptes
- Le soutien aux employés pendant et après la bascule
Ce qu'implique une migration Microsoft 365
- L'inventaire de départ : boîtes aux lettres, alias, boîtes partagées, listes de distribution, volume de courriels, fichiers partagés et appareils mobiles.
- Le choix de la méthode selon le système source. Microsoft documente les migrations à basculement, intermédiaire et Exchange hybride à partir d'un serveur Exchange, un type de migration propre à Google Workspace et la migration IMAP pour les autres messageries.
- La création des utilisateurs et l'attribution des licences dans Microsoft 365, avant le déplacement du courrier.
- La migration des données par lots, puis la synchronisation des messages reçus pendant la migration.
- La bascule du DNS chez le registraire du domaine : enregistrement MX, enregistrement CNAME autodiscover et enregistrement SPF ajusté.
- La sécurisation des comptes : authentification à deux facteurs, comptes administrateurs distincts des comptes de travail courants.
- L'accompagnement des employés le jour de la bascule : reconfiguration d'Outlook et des téléphones, réponses aux questions.
Questions à vous poser avant de demander une soumission
- Quel est votre système actuel : serveur Exchange, Google Workspace, messagerie d'un hébergeur web ou autre ?
- Combien de boîtes aux lettres faut-il migrer, y compris les boîtes partagées et celles d'anciens employés ?
- Faut-il migrer seulement les courriels, ou aussi les calendriers, les contacts et les fichiers ?
- Qui gère votre nom de domaine et détient les accès chez le registraire ?
- Quelles licences Microsoft 365 avez-vous déjà, s'il y a lieu ?
- Préférez-vous migrer tout le monde en une seule opération ou par groupes d'employés ?
Risques et pièges à éviter
- Choisir la migration IMAP sans savoir ce qu'elle exclut. Selon Microsoft, elle ne déplace que les éléments des dossiers de courrier, et non les contacts, les éléments de calendrier ou les tâches.
- Modifier l'enregistrement MX trop tôt. Microsoft recommande d'ajouter les utilisateurs et de configurer les boîtes aux lettres avant de mettre à jour l'enregistrement MX, pour que la messagerie continue de fonctionner sans interruption.
- Créer un deuxième enregistrement SPF. Microsoft indique qu'il doit rester un seul enregistrement TXT SPF, qui inclut les valeurs de l'ancien fournisseur et celles de Microsoft 365.
- Oublier le courrier existant. Une fois l'enregistrement MX mis à jour, les nouveaux courriels arrivent dans Microsoft 365, mais le courrier existant reste chez l'ancien fournisseur s'il n'est pas migré.
- Laisser des comptes protégés par un simple mot de passe. Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande l'authentification à deux facteurs, et recommande de l'exiger notamment pour les administrateurs de services infonuagiques et les comptes importants.
- Résilier l'ancien service avant d'avoir confirmé que tout le courrier, les calendriers et les contacts ont bien été déplacés.
Ce qu'il faut préciser dans votre demande
- Le système de messagerie actuel et, s'il s'agit d'un serveur Exchange, sa version
- Le nombre d'utilisateurs et de boîtes partagées
- Les données à migrer : courriels, calendriers, contacts, archives, fichiers
- Le registraire du domaine et la personne qui y a accès
- Les licences voulues ou déjà en place
- L'approche souhaitée : une seule opération ou par groupes
- Les besoins de formation et de soutien après la bascule
- Vos exigences quant à l'emplacement des données, s'il y a lieu
Vous pouvez ensuite décrire votre projet : l'équipe communique avec vous pour préciser votre besoin et vous remettre une soumission.
Questions fréquentes
Peut-on migrer de Gmail vers Microsoft 365 ?
Oui. L'outil de migration par lots de Microsoft offre un type de migration Google Workspace. Microsoft documente aussi la migration IMAP, qui s'applique notamment à Gmail, mais qui ne déplace que le courrier. Précisez dans votre demande si votre compte Gmail est géré par Google Workspace.
Quelle différence entre une migration à basculement et une migration intermédiaire ?
La migration à basculement déplace toutes les boîtes aux lettres d'un serveur Exchange en une seule opération, alors que la migration intermédiaire les déplace par groupes d'utilisateurs. Selon Microsoft, les migrations intermédiaire et Exchange hybride exigent aussi la synchronisation d'annuaire. Le choix dépend du système source, du nombre de boîtes aux lettres et du rythme voulu.
Nos employés risquent-ils de perdre des courriels pendant la bascule ?
Le risque se gère surtout par l'ordre des étapes : créer les utilisateurs et les boîtes aux lettres avant de modifier l'enregistrement MX, comme le recommande Microsoft, puis synchroniser les messages reçus entre-temps. Demandez que la soumission décrive la séquence de bascule prévue.
La migration inclut-elle nos fichiers partagés ?
Pas nécessairement. La migration de la messagerie et celle des fichiers vers OneDrive, SharePoint ou Teams sont deux volets distincts. Indiquez où se trouvent vos fichiers aujourd'hui et qui doit y avoir accès.
Faut-il une EFVP pour passer à Microsoft 365 ?
L'article 3.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d'acquisition ou de refonte d'un système d'information impliquant des renseignements personnels, et l'article 17 en exige une avant de confier ces renseignements à une organisation hors du Québec. Le responsable de la protection des renseignements personnels doit être consulté dès le début du projet. Voyez notre guide Loi 25 : ce que les PME doivent faire côté TI.