Un déménagement touche aussi vos services de télécommunication. Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) indique, dans sa page sur le transfert de services et de numéro, que vous pourriez devoir changer de numéro de téléphone « si vous déménagez dans une province ou une « zone d'appel local » différentes », et recommande de ne pas annuler votre service actuel avant d'avoir retenu les services du nouveau fournisseur. Ces points se vérifient avant de signer quoi que ce soit.
Réponse courte
Vous décrivez vos locaux actuels, vos nouveaux locaux et vos systèmes : votre demande est analysée par l'équipe Courtier TI puis confiée à l'entreprise de services TI qui préparera votre soumission. Le calendrier, le plan de bascule et les tests sont établis avec vous.
Ce que la soumission devrait couvrir
- La visite des nouveaux locaux et l'évaluation du câblage, de la salle technique et de l'alimentation électrique
- L'inventaire des équipements à déménager, à remplacer ou à retirer
- La coordination avec le fournisseur Internet et le fournisseur de téléphonie
- Le plan de bascule : ordre des opérations, responsabilités, plan de retour en arrière
- La sauvegarde vérifiée des données avant le débranchement
- Le démontage, le transport, l'installation et le rebranchement des équipements
- Les tests le premier jour et la présence d'un technicien pour les problèmes de départ
Les étapes d'un déménagement informatique
- Visite des nouveaux locaux et inventaire des systèmes actuels
- Commande du lien Internet et des services de téléphonie pour la nouvelle adresse
- Préparation des nouveaux locaux : câblage, salle technique, électricité, Wi-Fi
- Rédaction du plan de bascule et choix du moment du débranchement
- Sauvegarde vérifiée, étiquetage, démontage et transport
- Installation, rebranchement, tests et soutien aux employés le premier jour
Internet et téléphonie : commencer tôt
Le lien Internet est souvent difficile à prévoir. Le délai d'installation à la nouvelle adresse dépend du fournisseur et de l'immeuble : demandez-le par écrit dès que l'adresse est connue, et prévoyez une solution temporaire si le lien n'est pas prêt à temps. Vérifiez aussi les équipements qui dépendent de votre adresse IP publique, comme un accès à distance ou le pare-feu.
Pour vos numéros de téléphone, le CRTC précise que vous pourriez devoir en changer si vous déménagez dans une zone d'appel local différente, et vous invite à communiquer avec votre fournisseur en cas de doute. Il indique aussi que des interruptions de service, y compris du service 9-1-1, peuvent survenir pendant un transfert de numéro. Si votre téléphonie passe par Internet, mettez à jour l'adresse de service : le texte d'avis que le CRTC propose aux fournisseurs de services VoIP locaux précise que, si vos coordonnées ne sont pas à jour, les appels 9-1-1 risquent d'être acheminés au mauvais centre d'appels d'urgence.
Câblage et préparation des nouveaux locaux
Faites visiter les nouveaux locaux avant de signer les plans d'aménagement. On y vérifie l'emplacement de la salle technique ou de l'armoire réseau, le nombre de prises réseau par poste, l'alimentation électrique des équipements, la ventilation et la couverture Wi-Fi. Le câblage se fait idéalement avant l'installation des meubles et des cloisons.
Si des travaux de câblage sont nécessaires, demandez à l'entreprise qui les fera son numéro de licence de la Régie du bâtiment du Québec et les sous-catégories qu'elle détient. La RBQ recommande de vérifier la licence d'un entrepreneur avant de l'embaucher pour des travaux de construction, et sa liste des sous-catégories d'entrepreneur spécialisé comprend notamment la 17.2, Entrepreneur en intercommunication, téléphonie et surveillance.
Inventaire, sauvegarde et plan de bascule
L'inventaire indique ce qui déménage, ce qui est remplacé et ce qui est retiré. C'est souvent l'occasion de se départir de vieux équipements ou de déplacer un serveur vers un serveur infonuagique. Les appareils retirés doivent être effacés correctement : selon la publication ITSAP.40.006 du Centre canadien pour la cybersécurité, une réinitialisation aux paramètres d'usine ne supprime pas vraiment les données.
Avant tout débranchement, faites une sauvegarde complète et vérifiez qu'elle peut être restaurée. Les contrôles de cybersécurité de base du Centre demandent de sauvegarder les systèmes qui contiennent des renseignements essentiels et de s'assurer qu'ils peuvent être restaurés adéquatement (BC.7.1). Le plan de bascule décrit l'ordre des opérations, la personne responsable de chacune, les tests à faire et la marche à suivre si quelque chose ne fonctionne pas. Il précise aussi les interruptions prévues : une soumission sérieuse les annonce plutôt que de promettre qu'il n'y en aura aucune.
Pendant le transport, les équipements qui contiennent des renseignements personnels restent sous votre responsabilité. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige des mesures de sécurité raisonnables compte tenu notamment de la sensibilité des renseignements et de leur support (art. 10) : faites préciser qui transporte les serveurs et les postes, et comment.
Le premier jour dans les nouveaux locaux
Prévoyez une liste de tests avant l'arrivée des employés : accès Internet, Wi-Fi, impression, téléphonie entrante et sortante, appel de test selon les consignes de votre fournisseur, accès aux fichiers et aux applications, accès à distance. Demandez qu'un technicien soit présent ou joignable pour régler les problèmes de départ, et que la documentation du réseau soit mise à jour avec la nouvelle configuration.
Questions à vous poser avant de demander une soumission
- Quelle est la date du déménagement, et quelle marge avez-vous si le lien Internet n'est pas prêt ?
- Les nouveaux locaux sont-ils déjà câblés, et dans quel état ?
- Quels équipements déménagent, et lesquels pourraient être remplacés ou retirés ?
- Restez-vous dans la même zone d'appel local ?
- Quels systèmes doivent fonctionner dès la première heure dans les nouveaux locaux ?
- Quels moments sont possibles pour le débranchement : soir, fin de semaine, journée de fermeture ?
Pièges à éviter
- Commander le lien Internet à la dernière minute
- Annuler un service téléphonique avant que le transfert du numéro soit fait
- Oublier de mettre à jour l'adresse de service de la téléphonie IP pour le 9-1-1
- Débrancher le serveur sans sauvegarde vérifiée
- Une soumission qui promet un déménagement sans aucune interruption
- Recycler les vieux appareils après une simple réinitialisation
Ce qu'il faut préciser dans votre demande
- Les adresses actuelle et future, et la date prévue du déménagement
- Le nombre d'employés, de postes, d'imprimantes et de serveurs
- Vos fournisseurs Internet et de téléphonie actuels
- L'état du câblage dans les nouveaux locaux, si vous le connaissez
- Les plans des nouveaux locaux, s'ils sont disponibles
- Les systèmes critiques et les moments possibles pour le débranchement
Vous pouvez ensuite décrire votre projet : l'équipe communique avec vous pour préciser votre besoin et vous remettre une soumission.
Questions fréquentes
Quand faut-il commencer à préparer un déménagement informatique ?
Dès que la nouvelle adresse est connue. Le lien Internet et les services de téléphonie sont souvent les éléments à commander en premier, car leur délai d'installation dépend du fournisseur et de l'immeuble. Demandez ce délai par écrit.
Peut-on garder nos numéros de téléphone ?
Souvent, mais pas toujours. Selon le CRTC, vous pourriez devoir changer de numéro si vous déménagez dans une province ou une zone d'appel local différente. N'annulez pas votre service actuel avant que le transfert soit fait, et vérifiez avec votre fournisseur.
Le déménagement se fera-t-il sans interruption ?
Un déménagement entraîne presque toujours une interruption, ne serait-ce que le temps de débrancher, transporter et rebrancher. Le plan de bascule devrait préciser les interruptions prévues et le moment choisi pour les réduire, par exemple un soir ou une fin de semaine.
Que faire de nos vieux équipements ?
Faites-les effacer avant de les recycler ou de les revendre. Le Centre canadien pour la cybersécurité précise qu'une réinitialisation aux paramètres d'usine ne supprime pas vraiment les données, et décrit des méthodes comme l'effacement sécurisé ou la destruction physique.
Faut-il une licence pour câbler les nouveaux locaux ?
Demandez à l'entreprise son numéro de licence de la Régie du bâtiment du Québec et les sous-catégories qu'elle détient, puis vérifiez-les au Registre des détenteurs de licence. La RBQ recommande cette vérification avant d'embaucher un entrepreneur pour des travaux de construction.