Un ERP contient presque toujours des renseignements personnels sur vos employés, vos clients ou vos fournisseurs. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour « tout projet d'acquisition, de développement et de refonte de système d'information » impliquant des renseignements personnels, et demande de consulter dès le début du projet la personne responsable de la protection des renseignements personnels (art. 3.3).
Réponse courte
Vous décrivez vos activités, vos processus et vos systèmes actuels : votre demande est analysée par l'équipe Courtier TI puis confiée à l'entreprise de services TI qui préparera votre soumission. Le périmètre, les étapes et le calendrier sont établis avec vous.
Ce que la soumission devrait couvrir
- L'analyse de vos processus actuels et des besoins de chaque service
- Le choix ou la confirmation du logiciel, et ses licences ou abonnements
- La configuration et les adaptations prévues, distinguées des développements sur mesure
- La migration des données : quelles données, sur quelle période, qui les nettoie
- Les intégrations avec vos autres logiciels
- La formation des utilisateurs et la documentation
- Le soutien après le démarrage et ce qui est inclus pendant cette période
Les étapes d'une implantation d'ERP
- Analyse des processus et rédaction des exigences
- Choix du logiciel et du mode d'hébergement
- Configuration, adaptations et intégrations
- Nettoyage et migration des données, avec des essais
- Tests par les utilisateurs et formation
- Démarrage, puis soutien et ajustements
Les processus avant le logiciel
Un ERP impose une façon de travailler. Avant de choisir un logiciel, décrivez vos processus actuels : comment une commande est reçue, préparée, facturée et payée ; comment les stocks sont suivis ; qui approuve les achats. Repérez ce qui fonctionne, ce qui doit changer et ce qui est propre à votre entreprise. Notre guide pour rédiger un cahier des charges TI explique comment mettre ces besoins par écrit.
Les noms de logiciels, comme Microsoft Dynamics 365, SAP Business One, Odoo ou Acumatica, ne sont que des exemples : le bon choix dépend de vos processus, de votre secteur, de vos intégrations et de votre budget. Faites distinguer dans la soumission ce qui relève de la configuration standard et ce qui exige du développement sur mesure, qui sera à maintenir lors des mises à jour du logiciel.
Migration des données et intégrations
La migration des données est souvent sous-estimée. Décidez quelles données migrer : clients, fournisseurs, articles, soldes d'ouverture, historique des transactions, et sur quelle période. Les données doivent souvent être nettoyées avant la migration : doublons, fiches incomplètes, codes incohérents. Faites préciser qui fait ce nettoyage, combien d'essais de migration sont prévus et qui valide le résultat.
Listez aussi les logiciels qui doivent échanger des données avec l'ERP : site transactionnel, logiciel de paie, outil de gestion de la relation client, banque, outils de production. Pour chaque intégration, précisez le sens des échanges, leur fréquence et ce qui se passe en cas d'erreur. La Loi exige par ailleurs que le projet permette que les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'une personne lui soient communiqués « dans un format technologique structuré et couramment utilisé » (art. 3.3) : vérifiez que l'ERP le permet.
Hébergement, contrat et renseignements personnels
La Commission d'accès à l'information décrit l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée comme « une démarche préventive et évolutive », à mener « dès le début d'un projet impliquant des renseignements personnels ». Si l'ERP est hébergé à l'extérieur du Québec, l'article 17 de la Loi exige aussi une évaluation avant de communiquer les renseignements ou d'en confier la conservation à l'extérieur du Québec, et une entente écrite. Le mandat confié au prestataire qui aura accès aux données doit être écrit (art. 18.3).
Pensez dès le départ à la sortie. Dans ITSM.50.030, le Centre canadien pour la cybersécurité explique que l'enfermement propriétaire se produit lorsqu'il n'est pas financièrement faisable de transférer des données d'un fournisseur à un autre, par exemple en raison de pénalités, de formats de données exclusifs ou de la propriété des données, et recommande d'envisager une stratégie de sortie au moment de passer un contrat. Faites préciser comment vous pourrez exporter vos données et dans quel format.
Gouvernance, formation et démarrage
Un projet d'ERP touche tous les services. Désignez chez vous un responsable du projet qui a le temps et l'autorité de prendre des décisions, et des utilisateurs clés dans chaque service pour définir les besoins, tester et former leurs collègues. La soumission devrait décrire la gouvernance du projet : rencontres de suivi, gestion des demandes de changement, approbation des étapes et critères de démarrage.
La formation devrait être adaptée à chaque rôle et donnée assez près du démarrage pour que les employés s'en souviennent. Le calendrier du projet, y compris la date de démarrage, est à établir avec vous selon le périmètre et la disponibilité de votre équipe ; méfiez-vous d'une date fixée avant l'analyse des processus. Faites préciser le soutien offert après le démarrage, sa durée et ce qui sera facturé en plus.
Questions à vous poser avant de demander une soumission
- Quels problèmes l'ERP doit-il régler, concrètement ?
- Quels services et combien d'utilisateurs l'utiliseront ?
- Vos processus sont-ils décrits quelque part, même sommairement ?
- Quels logiciels actuels l'ERP remplacera-t-il, et lesquels devront y être reliés ?
- Quelles données historiques devez-vous conserver dans le nouveau système ?
- Qui, chez vous, pourra consacrer du temps au projet ?
Pièges à éviter
- Choisir le logiciel avant d'avoir décrit vos processus
- Reproduire à l'identique chaque habitude par du développement sur mesure
- Sous-estimer le nettoyage et les essais de migration des données
- Un projet sans responsable interne ni utilisateurs clés disponibles
- Oublier l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- Un contrat sans modalités d'exportation de vos données
Ce qu'il faut préciser dans votre demande
- Votre secteur d'activité, le nombre d'employés et d'utilisateurs prévus
- Les services visés : comptabilité, achats, stocks, production, ventes, paie
- Vos logiciels actuels et ceux à relier à l'ERP
- Le logiciel envisagé, s'il y en a un, à titre d'exemple
- Les données à migrer et leur état
- Vos contraintes : fin d'exercice financier, période de pointe, exigences d'un client
Vous pouvez ensuite décrire votre projet : l'équipe communique avec vous pour préciser votre besoin et vous remettre une soumission.
Questions fréquentes
Faut-il choisir le logiciel avant de demander une soumission ?
Non. Vous pouvez demander une soumission qui inclut l'analyse de vos processus et le choix du logiciel. Si vous avez déjà un logiciel en tête, mentionnez-le, mais l'analyse des processus reste la première étape.
Combien de temps dure une implantation d'ERP ?
Cela dépend du périmètre, du nombre de services visés, des intégrations, de l'état des données et de la disponibilité de votre équipe. Le calendrier est établi avec vous après l'analyse des processus. Méfiez-vous d'une date de démarrage promise avant cette analyse.
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est-elle obligatoire ?
Si l'ERP implique des renseignements personnels, oui : la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé l'exige pour tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte de système d'information qui en implique (art. 3.3). L'évaluation est proportionnée à la sensibilité des renseignements, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.
Doit-on migrer tout l'historique ?
Pas nécessairement. Décidez avec l'entreprise de services TI quelles données migrer et sur quelle période, selon vos obligations et vos besoins. Les données non migrées doivent rester consultables tant que vous en avez besoin.
Peut-on changer de fournisseur ou de logiciel plus tard ?
Oui, si le contrat le prévoit. Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande d'envisager une stratégie de sortie au moment de passer un contrat et met en garde contre l'enfermement propriétaire. Faites préciser l'exportation de vos données et son format.