Une licence n'est pas un achat ponctuel qu'on oublie : un abonnement se renouvelle, un compte se rattache à une personne, et un employé qui part peut emporter un accès. Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande de tenir un inventaire centralisé de l'ensemble du matériel et des logiciels (Produits obsolètes (ITSAP.00.095)). Cette page n'offre aucun avis juridique sur les conditions de licence des éditeurs.
Réponse courte
Vous décrivez vos logiciels, vos utilisateurs et vos abonnements actuels : votre demande est analysée par l'équipe Courtier TI puis confiée à l'entreprise de services TI qui préparera votre soumission et fournira les licences. L'inventaire, les renouvellements et la gestion des comptes sont établis avec vous.
Ce que la soumission devrait couvrir
- L'inventaire des logiciels, des licences et des abonnements en place
- Les licences ou les abonnements à acquérir ou à renouveler
- Le rattachement des abonnements et des comptes à l'entreprise
- Le suivi des dates de renouvellement et des dates de fin de soutien
- L'attribution des licences aux utilisateurs
- Le retrait des accès et des licences lors d'un départ
- L'installation et la mise à jour des logiciels sur les postes
Commencer par l'inventaire
Selon la publication Produits obsolètes (ITSAP.00.095) du Centre canadien pour la cybersécurité, les organisations devraient tenir un inventaire centralisé de l'ensemble du matériel, des logiciels et des composants connectés au réseau, enregistrer le nom des produits, leur version, leur emplacement, leur responsable opérationnel et l'état de la prise en charge par le fournisseur, et suivre les dates de fin de vie et de fin de prise en charge annoncées.
Pour une demande de licences, ajoutez à cet inventaire le nombre de licences détenues, leur type (par utilisateur, par appareil, par abonnement), les personnes à qui elles sont attribuées et les dates de renouvellement. Vous verrez ainsi les licences inutilisées, les doublons et les logiciels dont le soutien prend fin.
Abonnements et renouvellements
Pour chaque abonnement, précisez la date de renouvellement, la fréquence de facturation, le nombre de comptes et la personne qui reçoit les avis de l'éditeur. Demandez dans la soumission qui suit les renouvellements, comment les ajouts et les retraits de licences sont faits en cours d'abonnement, et comment vous êtes avisé avant un renouvellement.
Le Centre recommande de mettre fin à l'utilisation des produits une fois qu'ils ne sont plus pris en charge. Indiquez donc les logiciels anciens que vous utilisez encore, pour que la soumission en tienne compte.
Des comptes au nom de l'entreprise
Un abonnement ouvert avec l'adresse personnelle d'un employé ou d'un ancien fournisseur peut devenir difficile à récupérer. Demandez que les abonnements, les comptes d'administration et les adresses de facturation soient au nom de l'entreprise et accessibles à une personne désignée. Si une entreprise de services TI gère vos licences, précisez comment les accès vous seront remis si vous changez de fournisseur.
Départ d'un employé
Les contrôles de cybersécurité de base pour les petites et moyennes organisations du Centre demandent de supprimer les comptes et la fonctionnalité lorsque les employés n'en ont plus besoin pour réaliser leurs tâches (BC.12.3). Pour les logiciels, la procédure de départ devrait prévoir la désactivation des comptes, le retrait ou la réattribution des licences, le transfert des fichiers utiles et le changement des mots de passe des comptes communs.
Pour Microsoft 365, la page Licences Microsoft 365 décrit les étapes publiées par Microsoft. Pour les postes eux-mêmes, la procédure de départ relève de la gestion des postes de travail.
Conditions d'utilisation
Chaque éditeur fixe ses propres conditions : nombre d'installations permises, usage commercial, utilisation à distance, transfert d'une licence. Ces conditions ne sont pas résumées ici. Demandez dans la soumission quelles conditions s'appliquent aux licences proposées et joignez les documents de licence que vous détenez déjà. Pour une question juridique, consultez un conseiller juridique.
Ce qu'il faut préciser dans votre demande
- La liste des logiciels utilisés et leur version
- Le nombre de licences par logiciel et leur type
- Les dates de renouvellement des abonnements
- Les adresses et les personnes rattachées aux comptes
- Les logiciels à ajouter ou à remplacer
- La procédure actuelle lors du départ d'un employé
Vous pouvez ensuite décrire votre projet : l'équipe communique avec vous pour préciser votre besoin et vous remettre une soumission.
Questions fréquentes
Pourquoi faire l'inventaire des licences ?
Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande de tenir un inventaire centralisé du matériel et des logiciels, avec leur version, leur responsable et l'état de la prise en charge par le fournisseur (ITSAP.00.095). Pour les licences, l'inventaire montre aussi les licences inutilisées et les renouvellements à venir.
À qui doivent appartenir les abonnements ?
Demandez qu'ils soient au nom de l'entreprise, avec une adresse de l'entreprise et une personne désignée, plutôt qu'au nom d'un employé ou d'un fournisseur. Cela facilite les départs et les changements de fournisseur.
Que faire des licences d'un employé qui part ?
Le Centre canadien pour la cybersécurité demande de supprimer les comptes et la fonctionnalité lorsque les employés n'en ont plus besoin (BC.12.3). La procédure de départ devrait prévoir la désactivation des comptes et le retrait ou la réattribution des licences.
Faut-il remplacer un logiciel qui n'est plus pris en charge ?
Le Centre recommande de mettre fin à l'utilisation des produits une fois qu'ils ne sont plus pris en charge, en prévoyant une période de transition (ITSAP.00.095).
Cette page dit-elle si nos licences respectent les conditions des éditeurs ?
Non. Chaque éditeur fixe ses propres conditions. Demandez dans la soumission quelles conditions s'appliquent aux licences proposées et, pour une question juridique, consultez un conseiller juridique.