Un multifonction est un appareil branché au réseau qui traite des documents de l'entreprise, parfois confidentiels. Le Centre canadien pour la cybersécurité cite les imprimantes parmi les périphériques et parmi les appareils à nettoyer avant de s'en départir (ITSAP.40.006). Les noms de produits cités servent uniquement à décrire le besoin.
Réponse courte
Vous décrivez vos volumes d'impression, vos besoins de numérisation et vos lieux de travail : votre demande est analysée par l'équipe Courtier TI puis confiée à l'entreprise de services TI qui préparera votre soumission et fournira les appareils. Le modèle d'acquisition, l'entretien et l'installation sont établis avec vous.
Ce que la soumission devrait couvrir
- Le nombre d'appareils, leur emplacement et les fonctions requises
- Les volumes d'impression et de copie prévus, en noir et en couleur
- La numérisation : destinations, formats et logiciels visés
- Le modèle d'acquisition : achat ou location, et ce que chacun comprend
- L'entretien, les pièces et les fournitures
- La configuration de sécurité et les mises à jour du micrologiciel
- Le retrait et l'effacement des anciens appareils
Décrire l'usage
Décrivez ce que l'entreprise imprime et numérise : documents courants, plans grand format, étiquettes, chèques, dossiers clients. Indiquez une estimation des volumes mensuels en noir et en couleur, le nombre d'utilisateurs par appareil et les étages ou les sites à desservir. Les relevés de compteurs de vos appareils actuels sont une bonne base pour ces estimations.
Précisez aussi les fonctions utiles : impression recto verso, agrafage, formats spéciaux, télécopie, impression depuis des appareils mobiles, impression sécurisée qui libère le document seulement quand l'employé est devant l'appareil.
Numérisation
Indiquez où les documents numérisés doivent aller : courriel, dossier réseau, SharePoint ou OneDrive, logiciel de gestion documentaire ou comptable. Ces destinations demandent une configuration qui touche vos comptes et vos accès. Questions à poser dans la soumission : comment la numérisation vers le courriel est-elle configurée et avec quel compte ? Qui peut numériser vers quelles destinations ? Les mots de passe enregistrés dans l'appareil sont-ils protégés ?
Sécurité de l'appareil
Dans ses conseils de sécurité pour les dispositifs périphériques (ITSAP.70.015), le Centre canadien pour la cybersécurité recommande de changer tous les mots de passe attribués par défaut, y compris ceux des administrateurs, et de mettre à jour régulièrement les micrologiciels et d'y appliquer les correctifs de sécurité. Il suggère aussi de brancher les périphériques à un réseau pour invités plutôt qu'au réseau interne principal, et de vérifier si un périphérique est toujours pris en charge par le fournisseur ou s'il a atteint sa fin de vie.
Questions à poser dans la soumission : l'appareil conserve-t-il des documents ou des travaux d'impression sur un disque ou une mémoire interne ? Si oui, ces données sont-elles chiffrées, et comment sont-elles effacées pendant la vie de l'appareil et à son retrait ? Qui applique les mises à jour du micrologiciel, et jusqu'à quand le fabricant prévoit-il en fournir ?
Achat ou location
Une soumission peut proposer l'achat ou la location des appareils. Demandez ce que chaque option comprend : durée de l'entente, entretien et pièces, fournitures, volumes inclus, conditions de remplacement et de fin d'entente, et ce qu'il advient de l'appareil et de ses données à la fin. Pour que les options soient faciles à évaluer, demandez qu'elles couvrent les mêmes éléments et qu'elles soient détaillées ligne par ligne.
Entretien et fournitures
Précisez qui commande les fournitures, comment les niveaux d'encre ou de toner sont suivis, qui intervient en cas de bris et pendant quelles heures. Indiquez aussi si les appareils doivent être surveillés à distance par l'entreprise de services TI.
Retrait des anciens appareils
La publication ITSAP.40.006 du Centre cite les imprimantes parmi les appareils à nettoyer avant leur élimination, et rappelle qu'une réinitialisation aux paramètres d'usine rend les données inaccessibles par l'interface de l'appareil, mais ne les supprime pas vraiment. Faites préciser dans la soumission comment les anciens appareils sont retirés et effacés, y compris à la fin d'une location, et quel document vous est remis. Si ces appareils ont conservé des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit leur destruction ou leur anonymisation lorsque les fins de leur collecte sont accomplies (art. 23).
Ce qu'il faut préciser dans votre demande
- Le nombre d'appareils et leur emplacement
- Les volumes mensuels estimés, en noir et en couleur
- Les fonctions requises et les formats de papier
- Les destinations de numérisation
- Votre préférence entre achat et location, ou la demande de chiffrer les deux
- Les anciens appareils à retirer et la fin des ententes en cours
Vous pouvez ensuite décrire votre projet : l'équipe communique avec vous pour préciser votre besoin et vous remettre une soumission.
Questions fréquentes
Achat ou location : que faut-il demander ?
Demandez ce que chaque option comprend : durée, entretien, pièces, fournitures, volumes inclus et conditions de fin d'entente. La soumission peut détailler les deux options pour vous permettre de décider.
Une imprimante peut-elle conserver des documents ?
C'est une question à poser pour chaque modèle proposé : l'appareil conserve-t-il des documents ou des travaux sur un disque ou une mémoire interne, et comment ces données sont-elles chiffrées et effacées ? Le Centre canadien pour la cybersécurité cite les imprimantes parmi les appareils à nettoyer avant leur élimination (ITSAP.40.006).
Faut-il mettre à jour une imprimante ?
Oui. Le Centre canadien pour la cybersécurité recommande de mettre à jour régulièrement les micrologiciels des périphériques et d'y appliquer les correctifs de sécurité, et de changer les mots de passe attribués par défaut (ITSAP.70.015).
Comment sécuriser la numérisation vers le courriel ?
Faites préciser dans la soumission le compte utilisé pour envoyer les documents, la façon dont ses identifiants sont protégés dans l'appareil et les destinations permises.
Que faire d'une imprimante en fin de location ?
Faites préciser dans l'entente comment l'appareil est effacé avant d'être repris, et quel document vous est remis. Une réinitialisation aux paramètres d'usine ne supprime pas vraiment les données, selon la publication ITSAP.40.006 du Centre.